Warum Retrospektiven wichtig sind
Ideen und Tipps für einen Team-Jahresrückblick
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Die letzten Meetings des Jahres stehen bevor – und eines davon sollte ein Jahresrückblick sein, in dem man gemeinsam auf die Erfolge und die Herausforderungen der letzten 365 Tage zurückblickt. In diesem Artikel erfährst Du, warum man eine Retrospektive planen sollte und mit welchen Methoden besonders kreative Ideen zusammenkommen.
Warum ein Jahresrückblick unbedingt auf der Agenda stehen sollte
Projekte beenden, Jahresabschlüsse erstellen, To-Do-Listen abhaken: Für viele Teams wird es in den letzten Wochen des Jahres noch einmal sportlich. Da die Kalender gut gefüllt sind, fällt ein Termin oft unter den Tisch – der Jahresrückblick. Doch die Retrospektive (lat. retrospectare, dt. zurückblicken) ist eine Methode im agilen Projektmanagement, die man nicht unterschätzen sollte. Grundsätzlich handelt es sich um ein regelmäßiges Meeting, in dem Teams meistens alle zwei Wochen gemeinsam Ereignisse reflektieren und überlegen, was funktioniert hat, was nicht und warum, um aus den Erfahrungen zu lernen. Doch auch wer normalerweise keine Retrospektiven macht, sollte spätestens in den ersten zwei Wochen des neuen Jahres auf die letzten 365 Tage zurückzublicken.
- Arbeitsabläufe verbessern: Retrospektiven machen es möglich, Fehlerquellen und Stolpersteine zu identifizieren. Da alle Teilnehmenden ihre Arbeitsschritte und Verhaltensweisen reflektieren, ist es möglich, Ursachen für Erfolge, aber auch für Misserfolge festzustellen – und daraus zu lernen.
- Zusammenarbeit im Team fördern: In den Meetings sollte es möglich sein, Themen direkt anzusprechen. Das schafft eine vertrauensvolle Atmosphäre, in der sich alle wohlfühlen, konstruktives Feedback zu teilen und anzunehmen. So kann das Team zusammenwachsen, was letztendlich die Zusammenarbeit in zukünftigen Projekten verbessert.
- Erfolge feiern: Der Jahresrückblick im Team kann der Moment sein, Erfolge zu feiern, besonders, wenn im vergangenen Jahr immer die Zeit fehlte, kleine und große Meilensteine zu würdigen. Kommt zusammen, stoßt gemeinsam an oder unternehmt vielleicht sogar etwas als Team, um die getane Arbeit wertzuschätzen.
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Jahresrückblick im Team gestalten: Ideen für Retrospektiven
Ein Team-Jahresrückblick sollte nicht zwischen Tür und Angel stattfinden, sondern gut durchdacht und wie ein Workshop geplant werden. Denn nur so kann man dafür sorgen, dass sich alle Teilnehmenden beteiligen, offen und ehrlich sind und kreative Ideen beisteuern. Dafür gibt es → Workshop-Methoden, aber auch einige Ideen, wie man die Retrospektive gestalten kann – passend zur Winter-Weihnachts-Neujahrszeit.
Wer es schafft, den Jahresrückblick noch im alten Jahr zu organisieren, kann sie rund um einen Weihnachtsbaum gestalten. Auf ein Flipchart oder ein digitales Whiteboard gezeichnet, können die Teilnehmenden Post-its kleben, auf die sie ihre Highlights (Weihnachtsstern) und Learnings (Kerzen) des Jahres notieren. Außerdem kann man fragen, welche Wünsche (Geschenke) erfüllt wurden – und welche noch auf dem Wunschzettel stehen. Geht Schritt für Schritt vor, so wie man auch einen Weihnachtsbaum dekorieren würden, und besprecht möglichst alle Notizzettel.
Wer nicht nur auf Projekte, sondern auf die Zusammenarbeit im Team zurückblicken will, kann die Schneemann-Methode nutzen. Hier fragt man danach, was das Team ausmacht (untere Kugel) und zusammenhält (mittlere Kugel), aber auch was für ein besseres Zusammenarbeiten fehlt (Hut). Die Methode erlaubt es auch, eine Vorausschau zu wagen (Kopf): In welche Richtung wollen wir blicken? Was wollen wir im nächsten Jahr (auf andere Weise) machen? Am besten gibt man den Teilnehmenden bis zu 5 Minuten Zeit, Input für alle Fragen auf Klebezettel zu schreiben, die anschließend nacheinander vorgelesen, erklärt und diskutiert werden sollten.
Auch an Silvestertraditionen kann man sich orientieren, um den Jahresrückblick zu gestalten. Dabei konzentriert sich diese Methode besonders auf erfolgreiche Projekte in diesem und gute Vorsätze für das nachste Jahr. Beginnt mit einem Rückblick: Was ist in diesem Jahr passiert? Was haben wir erreicht? Was konnte umgesetzt werden? Mit dem Blick auf diese Sammlung, könnt Ihr Euch als Nächstes fragen, was besonders hervorgehoben und gefeiert werden sollte. Und zu guter Letzt: Welche Vorsätze gibt es für das kommende Jahr?
Wer genug von Schneemännern, Tannenbäumen und Silvesterkrachern hat, kann ein anderes Bild nutzen, um das Auf und Ab eines Jahres abzubilden – eine Bergsteiger-Route. Nehmt euch je 3 bis 5 Minuten Zeit und notiert die Meilensteine des Jahres. Diese können mit Post-its auf einer Route, die gleichzeitig eine Zeitachse darstellt, angebracht werden. Nutzt eine andere Farbe für die Notizzettel, um aufzuschreiben, welche Stolpersteine (Hindernissen, Verzögerungen, Probleme) es auf dem Weg gab. Und der letzte Schritt: Fragt Euch, welche Vorbereitungen es zu treffen gibt, um im nächsten Jahr über weniger Hindernisse zu stolpern. Achtet bei dieser Methode besonders auf die Zeit, um über den Input der Teilmnehmenden genug reden und diskutieren zu können.
In 365 Tagen passiert viel, deshalb kann es sich lohnen, alle Ereignisse des Jahres zusammenzutragen und auf einer Zeitachse darzustellen. Diese Methode ist perfekt, um zu verdeutlichen, wie viel man in einem Jahr erreicht hat. Gleichzeitig kann sie auch zeigen, bei welchen Ereignissen es Verzögerungen, Herausforderungen oder Probleme gab. Gebt den Teilnehmenden 10 Minuten Zeit, alle für sie wichtigen Momente auf der Timeline einzutragen – egal, ob begonnene oder abgeschlossene Projekte, Veranstaltungen, Releases und Launches oder Teamevents. Dabei sollten nicht nur positive, sondern auch negative Momente Ereignisse zusammen kommen. Geht die Zeitleiste anschließend gemeinsam durch und erläutert Momente, die etwas mehr Kontext brauchen.
Liebe Grüße vom Team! Eine Möglichkeit, Mitarbeitende das zurückliegende Jahr reflektieren zu lassen, ist es, sie Postkarten schreiben zu lassen. So könnte die Aufgabenstellung lauten: Stelle Dir vor, Du hast die Möglichkeit, einer*m ehemaligen Kolleg*in eine Weihnachtskarte zu schreiben. Wie ist das Jahr für Dich und für das Team gelaufen? Was waren Highlights - und was ist schiefgelaufen. Was wünschst Du Dir für das nächste Jahr? Da die Aufgabe etwas umfangreicher ist – und nicht alle auf der Stelle kreativ schreiben können –, kann man sie als Hausaufgabe stellen. Im Workshop kann man einzelne Postkarten vorlesen lassen, und so einen Eindruck von etwas persönlicheren Jahresrückblicken gewinnen.
Hilfreiche Tipps für den Team-Jahresrückblick
- Visualisieren: Auf keinen Fall sollte man das Format der Retrospektive unterschätzen. Nutzt man Bilder wie Weihnachtsbäume, Schneemänner und Bergwanderungen, um Themen wie Meilensteine, Highlights oder Herausforderungen darzustellen, kann man die Kreativität und die Reflexion des Teams entfachen. Außerdem sorgt man dafür, dass der Workshop anschaulich, lebendig und kurzweilig bleibt.
- Moderieren: Es braucht ein bis zwei Freiwillige, die den Jahresrückblick organisieren - insbesondere, um einen passenden Termin und geeignete Workshop-Methoden zu finden. Genauso wichtig ist es aber auch, dass der Workshop moderiert wird. Es muss jemanden geben, der die Aufgabenstellungen erklärt und die Zeit im Auge behält, während er gleichzeitig darauf achtet, dass möglichst alle zu Wort kommen.
- Mitschreiben: In einer Retrospektive kommen unglaublich viele, wertvolle Einsichten zusammen, die festgehalten werden müssen. Wer nicht ohnehin schon mit Online-Whiteboards wie Miro, Figma oder Mural arbeitet, sollte sich nach dem Workshop die Zeit nehmen, alle Notizen zu digitalisieren. Außerdem sollte einer der Moderierende während des Jahresrückblicks Notizen machen, falls bestimmte Themen mehr Kontext brauchen,
- Reden: Während des Workshops sollten möglichst alle Mitarbeitenden zu Wort kommen können, damit auch kleinere Projekte, Meilensteine oder Herausforderungen Raum bekommen. Das ist eine weitere Aufgabe der Moderierenden, die Teilnehmende, die bisher zurückhaltend waren, ansprechen können.
- Stoppuhr: Die Retrospektive sollte nicht länger als zwei bis drei Stunden dauern – so bleiben alle möglichst lang konzentriert. Deshalb gilt es, besonders auf die Zeit zu achten. Gib den Teilnehmenden je 3 bis 5 Minuten Zeit, ihre Gedanken aufzuschreiben. Danach könnt Ihr die Post-its nach und nach durchgehen und besprechen. Dabei sind die Moderierenden gefragt: Stoppt die Zeit, weist die Teilnehmenden auf die ablaufende Zeit hin, wenn es sein muss.
- Parkplatz: Manchmal rennt die Zeit, was aber nicht bedeuten darf, dass Themen, die noch nicht besprochen wurden, unter den Tisch fallen. Schreibt sie auf und parkt sie, um sie in einem weiteren Workshop oder Meeting zu besprechen.
- Warm-up: Plane ein kleines Warm-up, um den Einstieg in die Retrospektive zu erleichtern. Am besten hat die Aufwärmübung noch gar nichts mit dem Workshop zu tun: Fragt nach dem Traumberuf, macht ein Schere-Stein-Papier-Turnier oder "schreibt" eine Ein-Wort-Geschichte.
- Check-out: Geht am Ende des Jahresrückblicks nicht einfach auseinander, sondern reflektiert auch den Workshop. Stellt Fragen wie "Was nimmst Du aus der Retrospektive mit", erstellt ein Stimmungsbarometer oder macht ein (virtuelles) Speed-Dating, für das sich je zwei Teilnehmemden zusammensetzen, um das Meeting zu rekapitulieren.
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12 Retro-Methoden für den Winter, Weihnachten und Neujahr, echometerapp.de, zuletzt aufgerufen am 20.12.2023.
Bilder von Jason Goodman via Unsplash, ThisIsEngineering via Pexels